Ilmoita väärinkäytösepäilystä

Finnfund pyrkii edistämään läpinäkyvyyttä ja korkeaa etiikkaa yhtiön kaikessa liiketoiminnassa. Sen vuoksi kannustamme kaikkia sidosryhmiämme kertomaan ilmoituskanavamme kautta epäillyistä Finnfundin tai sen rahoittamien yhtiöiden toimintaan liittyvistä väärinkäytöksistä, vakavista ympäristö- ja yhteiskuntavastuun sekä ihmisoikeuksien loukkauksista, tai muista Finnfundin toimintaa ohjaavien politiikkojen, linjausten tai ohjeiden rikkomuksista, jotta niihin voidaan puuttua. Tämä on myös tärkeää toimintamme kehittämiseksi.

Kerromme tällä sivulla, mistä ilmoituskanavassa on kyse, miten voit tehdä ilmoituksen ja miten Finnfund käsittelee saamansa ilmoitukset.

Finnfundin ilmoituskanava ja sitä koskeva ohjeistus ja menettelytavat perustuvat:

EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (EU 679/2016)
EU:n whistleblowing-direktiiviin (EU 2019/1937)
Ilmoittajansuojelulakiin (1171/2022)
Rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämisestä annettuun lakiin (444/2017)
Finnfundin eettistä toimintaa ja vastuullisuutta koskeviin periaatteisiin, kuten ihmisoikeuslinjauksessa mainitut YK:n liiketoimintaa ja ihmisoikeuksia koskevat ohjeet (UNGP) sekä Suomen ihmisoikeusperustainen lähestymistapa (HRBA)

Finnfundin ilmoituskanavan kattavuus on laajempi kuin Suomen lainsäädännössä määritelty. Suomen laissa säädellyn ilmoittajan suojelun lisäksi Finnfund pyrkii aina suojelemaan ilmoittajien yksityisyyttä ja turvallisuutta.

Tämän sivun sisältö sekä ilmoituskanava ovat saatavilla seuraavilla kielillä: suomi, ruotsi, englanti, portugali, espanja, swahili. Lisäksi puhelinpalvelun kautta viestin voi jättää haluamallaan kielellä.

Mistä ilmoituskanavassa on kyse?

Ilmoituskanavamme antaa mahdollisuuden kertoa Finnfundille luottamuksellisesti epäillyistä väärinkäytöksistä, vakavista ympäristö- ja yhteiskuntavastuun sekä ihmisoikeuksien loukkauksista tai muista Finnfundin toimintaa ohjaavien politiikkojen, linjausten tai ohjeiden rikkomuksista. llmoituskanavan kautta voi siis ilmoittaa niin ilmoittajansuojelulainsäädännön mukaisten kuin esimerkiksi Finnfundin omien vastuullisuutta koskevien periaatteiden rikkomuksista.

Jos asia koskee tyytymättömyyttä työpaikalla, työehtoja tai muuta vastaavaa Finnfundin työsuhteisiin liittyvää asiaa, työntekijöitä pyydetään ottamaan yhteyttä esihenkilöönsä tai henkilöstöhallintoon, koska näitä asioita ei voi tutkia whistleblowing-prosessin yhteydessä.

Ilmoittamalla voit auttaa Finnfundia reagoimaan varhaisessa vaiheessa mahdollisiin väärinkäytöksiin ja loukkauksiin.

Lisäksi Finnfund vaatii sijoituskohteitaan perustamaan ja ylläpitämään ilmoituskanavia, jotka ovat kaikkien saatavilla.

Huomioithan, että Finnfundilla on käytössään myös yhteydenottolomake asiakaspalautetta ja muita tavanomaisia asioita varten osoitteessa www.finnfund.fi/otayhteyttä.

Miten ilmoituskanava toimii?

1. Ilmoituksen jättäminen

Avaa Sulje

Kuka tahansa voi tehdä ilmoituksen henkilöllisyytensä ilmoittaen tai nimettömästi. Kanava tarjoa kaksi ensisijaista ilmoitustapaa:

Kaikista epäillyistä rikkomuksista voi ilmoittaa lähettämällä nimettömän tai luottamuksellisen viestin kirjallisesti tai ääniviestinä osoitteessa https://report.whistleb.com/fi/finnfund

Ilmoituksen voi toimittaa vaihtoehtoisesti myös postitse Teollisen yhteistyön rahasto Oy (Finnfund), Complaint-tiimi, PL 147, 00181 Helsinki

Jos Finnfundin työntekijä ilmoittaa epäillystä rikkomuksesta, joka kohdistuu joko Finnfundiin tai sen työntekijään, suositeltavaa on, että asiasta ilmoitetaan ensisijaisesti omalle esihenkilölle. Jos Finnfundin työntekijä niin haluaa, tai jos epäilys kohdistuu hänen esihenkilöönsä, hän voi ilmoittaa asiasta myös esihenkilön esihenkilölle tai Finnfundin henkilöstöhallintoon: people-culture@finnfund.fi

Jos ilmoittajana on Finnfundin rahoittaman yhtiön työntekijä tai muu sidosryhmä, Finnfund suosittaa ilmoituksen tekemistä ensisijaisesti kyseisen yhtiön omaan ilmoituskanavaan. Finnfund edellyttää rahoittamiltaan yhtiöiltä toimivaa ilmoituskanavaa omille työntekijöilleen ja ulkopuolisille sidosryhmille. Jos ilmoituksen kohteena on Finnfundin rahoittama yhtiö, ilmoittaja voi tehdä ilmoituksen myös halutessaan henkilökohtaisesti Finnfundin työntekijälle, joka kirjaa ilmoituksen talteen ja välittää sen sellaisenaan tutkintatiimille käsittelyä varten.

Kaikki vastaanotetut ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti riippumatta ilmoitustavasta.

Jos ilmoittaja haluaa pysyä nimettömänä, hän voi tehdä nimettömän ilmoituksen. Ilmoituskanavaa hallinnoi ulkopuolinen palveluntarjoaja WhistleB. Ilmoituskanava turvaa ilmoituksen lähettäneen henkilön nimettömyyden poistamalla sellaiset metatiedot, kuten IP-osoitteet, jotka voivat paljastaa ilmoittajan henkilöllisyyden. Ilmoituksen lähettänyt henkilö pysyy nimettömänä myös jatkokeskustelussa ilmoituksen käsittelijöiden kanssa. Kaikki viestit salataan.

On hyvä huomioida, että nimetön ilmoittaminen voi vaikeuttaa tutkintaa, jonka vuoksi ilmoittajia kannustetaan kertomaan avoimesti henkilöllisyytensä. Jotta ilmoitettu väärinkäytös- tai rikkomusepäily voidaan tutkia hyvin, asia tulisi kuvata ilmoituksessa mahdollisimman yksityiskohtaisesti. On myös hyvä huomioida, että vaikka ilmoittaja ei kertoisikaan nimeään ja yhteystietojaan, hänen henkilöllisyytensä saattaa silti paljastua tapauksen tarkemmassa tutkinnassa esitettyjen tosiasioiden perusteella.

Kun ilmoitus on tehty ilmoituskanavaan, ilmoittaja saa automaattisesti tunnuksen ja salasanan. Näitä tietoja tarvitaan ilmoituksen jälkeisessä luottamuksellisessa vuoropuhelussa ja asian käsittelyssä. On siis tärkeää, että ilmoittaja ottaa salasanan talteen – sitä ei ole mahdollista palauttaa. Jos salasana häviää, ilmoittaja voi joutua tekemään ilmoituksen uudelleen. Ilmoittaja voi kirjautua ilmoituskanavaan tunnuksellaan ja salasanallaan myöhemmin uudelleen sekä keskustella Finnfundin tutkintatiimin kanssa.

Kaikki saapuneet ilmoitukset ja niihin liittyvä viestittely rekisteröidään ilmoituskanavaan, johon vain Finnfundin tutkintatiimillä on pääsy. Vuoropuhelu ilmoittajan kanssa tapahtuu ilmoittajan valitsemaa ilmoitustapaa käyttäen. Kirjeenvaihto postitse on mahdollista vain, jos ilmoitukseen on lisätty ilmoittajan yhteystiedot.

Ilmoittaja saa Finnfundin ilmoituskanavasta viestin ilmoituksen vastaanottamisesta seitsemän (7) päivän kuluessa. Jos ilmoitus on tehty postitse tai henkilökohtaisesti Finnfundin työntekijälle, Finnfund ei lähtökohtaisesti toimita ilmoittajalle erillistä vastaanottoviestiä.

Edellä mainitut keinot ovat ensisijaisia tapoja tehdä ilmoitus. Ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan liittyvistä väärinkäytösepäilystä voi toissijaisesti ilmoittaa oikeuskanslerin ylläpitämän ulkoisen ilmoituskanavan kautta toimivaltaiselle viranomaiselle: https://oikeuskansleri.fi/miten-ilmoitus-tehdaan. Viimesijaisena keinona kyseeseen voi tulla rikkomista koskevan tiedon julkistaminen. Ilmoittaminen ulkoiseen ilmoituskanavaan tai tiedon julkistaminen voivat tulla kyseeseen vain ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvissa asioissa.

Väärinkäytösepäilyistä, joissa kyse on muista kuin yllä mainituista ilmoittajansuojelulain mukaisista ilmoituksista, voi toissijaisesti ilmoittaa Suomessa toimivalle OECD:n kansalliselle yhteyselimelle: finland.tem@gov.fi

2. Tutkinta ja ratkaisun ilmoittaminen

Avaa Sulje

Tutkintatiimi kertoo ilmoituksen tekijälle viimeistään kolmen (3) kuukauden kuluessa ilmoituksen vastaanottoilmoituksen lähettämisestä, otetaanko ilmoitus tutkittavaksi ja mitä toimenpiteitä ilmoituksen perusteella toteutetaan.

Kaikkiin ilmoituksiin suhtaudutaan vakavasti.

Asian selvittämisessä noudatetaan seuraavia periaatteita:

Tutkinta käynnistetään, mikäli kyseessä on yleistä epäilystä tai mielipahaa vakavampi perusteltu epäilys väärinkäytöksestä, vakavasta ympäristö- ja yhteiskuntavastuun sekä ihmisoikeuksien loukkauksesta tai muusta Finnfundin toimintaa ohjaavien politiikkojen, linjausten tai ohjeiden rikkomuksesta.

Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti ja puolueettomasti.

Tutkinnasta vastaa Finnfundin tutkintatiimi. Tutkintatiimi voi tapauskohtaisesti käyttää Finnfundin omia tai ulkopuolisia asiantuntijoita sekä jakaa tietoa muille rahoittajille varmistaen kuitenkin, että ilmoittajansuojaa, riippumattomuutta ja tietosuojaa koskevat periaatteet toteutuvat. Ilmoituksen tutkintaan ei osallistu henkilöitä, joita epäily koskee tai joilla on yhteyksiä epäiltyyn väärinkäytökseen tai rikkomukseen.

Kukaan tutkintatiimin jäsen tai muu tutkintaprosessiin osallistuva henkilö ei pyri tunnistamaan nimetöntä ilmoittajaa millään tavalla.

Tutkinnan aikana tutkintatiimi esittää tarvittaessa jatkokysymyksiä ja keskustelee ilmoittajan kanssa ilmoittajan valitsemaa ilmoitustapaa käyttäen.

Jollei syytösten kohteena olevien henkilöiden yksityisyydestä ja muista luottamuksellisuutta koskevista näkökohdista toisin johdu, tutkintatiimi keskustelee grievance-asioissa aina ilmoittajan kanssa hänen käyttämäänsä ilmoitustapaa noudattaen tutkinnan tuloksista ja kirjaa keskustelujen tulokset ja sovitut ratkaisut tutkintaraporttiin. Whistleblowing-asioissa tutkinitatiimi antaa ilmoittajalle tiedoksi hänen käyttämäänsä ilmoitustapaa noudattaen vastauksen tutkinnan tuloksista ja kirjaa annetun vastauksen tutkintaraporttiin. Tutkintatiimi informoi tutkinnan tuloksista kaikissa tapauksissa myös muita asianosaisia, kuten ilmoituksen kohdetta, mikäli tutkinnan lopputulos voi vaikuttaa heidän oikeuksiinsa, etuihinsa tai velvollisuuksiinsa.

(Tässä yhteydessä whistleblowing-termillä viitataan EU:n whistleblowing-direktiivin ja Suomen kansallisen ilmoittajasuojelulain mukaiseen ilmoitusmenettelyyn. Grievance-sanalla viitataan Finnfundin ihmisoikeuslinjauksessa ja vastuullisuusperiaatteissa tarkoitettuun ilmoitusmenettelyyn.)

Ilmoittajan suojelu ja yksityisyys

Ilmoittajalla ei tarvitse olla todisteita väärinkäytöksestä tai rikkomuksesta ennen epäilystä ilmoittamista, mutta ilmoittajalla tulee ilmoittamishetkellä olla perusteltu syy uskoa ilmoitusta koskevan tiedon paikkansa pitävyyteen. Ilmoitukset tulee tehdä rehellisesti ja vilpittömässä mielessä. Virheellisten tai ilkeämielisten tietojen tahallinen ilmoittaminen on kiellettyä. Ilmoituskanavan väärinkäyttö on vakava rikkomus, joka voi johtaa toimenpiteisiin ja seuraamuksiin.

Jokainen voi kertoa epäilyistään ilman myöhempää uhriksi, syrjinnän tai koston kohteeksi tai epäedulliseen asemaan joutumisen riskiä. Käytännössä tämä tarkoittaa, että ilmoittajan, joka ilmaisee aidon epäilyn tai huolenaiheen näiden ohjeiden mukaisesti, palvelussuhteen ehtoja ei heikennetä, eikä ilmoittaja joudu minkäänlaisten muidenkaan kielteisten työ- tai sopimusoikeudellisten seurausten kohteeksi, tai muutoin epäedulliseen asemaan ilmoituksen seurauksena (vastatoimien kielto).

Finnfund ei hyväksy väärinkäytösepäilyistä ilmoittaneisiin, ihmisoikeuspuolustajiin tai muihin sidosryhmiin kohdistuvaa uhkailua tai muita painostus- tai rangaistustoimia. Ilmoittaja saa suojelua siinäkin tapauksessa, jos hän on yleisen edun suojaamiseksi ilmoittanut tai julkistanut rikkomista koskevan tiedon yhteydessä liikesalaisuuden.

Mikäli ilmoittaja julkistaa tai ilmoittaa rikkomista koskevia tietoja, joiden ilmaiseminen on sopimuksen tai sääntelyn perusteella rajoitettu tai kielletty, ei ilmoittaja joudu vastuuseen, ellei tiedon hankkiminen ole säädetty Suomen lainsäädännössä rangaistavaksi. Edellytyksenä on lisäksi, että ilmoittajalla oli ilmoittamishetkellä perusteltu syy uskoa, että tietojen ilmoittaminen tai julkistaminen oli välttämätöntä rikkomisen paljastamiseksi.

Ilmoittajansuojeluun ovat oikeutettuja myös henkilöt, jotka avustavat ilmoittajaa ilmoittamismenettelyssä, sekä muut henkilöt, joilla on yhteyksiä ilmoittajaan ja jotka antavat tietoja asiassa.

Tietojen poistaminen

Finnfund säilyttää ilmoituksia ja niihin sisältyviä henkilötietoja tutkinta-asiakirjoineen ilmoituskanavassa viisi vuotta (5) ilmoituksen saapumisesta. Mikäli ilmoitusta koskevien henkilötietojen edelleen säilyttäminen on tarpeen rikostutkinnan, vireillä olevan oikeudenkäynnin, viranomaistutkinnan taikka ilmoittajan tai ilmoituksen kohteena olevan henkilön oikeuksien turvaamiseksi, tietojen edelleen säilyttämisen tarpeellisuus arvioidaan uudelleen viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua edellisestä tarkistamisesta. Tarkistamisesta tehdään kyseistä ilmoitusta koskeva rekisterimerkintä ilmoituskanavaan.

Henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Rekisteröidyn oikeudet

Ilmoittajien sekä ilmoituksen kohteena olevien henkilöiden henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan kulloinkin Suomessa voimassa olevaa tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä.

Rekisteröidyllä on oikeus tutustua häntä itseään koskeviin henkilötietoihin, vaatia tietojen oikaisua, vastustaa tietojen käsittelyä, vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista tai tehdä valitus Suomen tietosuojavaltuutetulle Suomessa noudatettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Rekisteröidyn oikeutta tutustua omiin henkilötietoihinsa voidaan rajoittaa, jos se on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa tehdyn rajoituksen syyt ja pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle Suomen tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä

Rekisterinpitäjä Teollisen yhteistyön rahasto Oy, y-tunnus 0356880-6, Porkkalankatu 22 A, 00180 Helsinki. Rekisterinpitäjä vastaa ilmoituskanavassa käsitellyistä henkilötiedoista. Tämän ohjeen mukainen ilmoitusten käsittely perustuu Finnfundin lakisääteisiin velvoitteisiin ja oikeutettuun etuun rekisterinpitäjänä ehkäistä maineriskiä ja tukea eettistä liiketoimintaa.

Henkilötietojen käsittelijä WhistleB Whistleblowing Center Ab (World Trade Centre, Klarabergsviadukten 70, SE-107 24 Stockholm). Henkilötietojen käsittelijä vastaa ilmoituskanavapalvelusta, mukaan lukien salattujen tietojen kuten väärinkäytösten paljastamiseen tarkoitettujen viestien, käsittely. WhistleB tai sen alihankkijat eivät voi purkaa ja lukea salattuja viestejä.

Ilmoituksiin liittyvien henkilötietojen käsittelyä kuvataan tarkemmin Finnfundin ilmoituskanavan tietosuojaselosteessa, joka on luettavissa täällä: Ilmoituskanavan tietosuojaseloste (pdf)

Siirto EU- ja ETA-alueiden ulkopuolelle

Tietoja säilytetään EU:n sisällä. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin (EU) ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle on yleisesti kielletty, paitsi mikäli käytetään voimassa olevan sääntelyn ja viranomaisohjeiden mukaisia erityisiä toimia suojaamaan tietojen siirtoa.